Для логістичних компаній

Конкуренція серед компаній, які надають послуги транспортних перевезень, продовжує стрімко зростати. Однак злагоджена транспортна логістика потрібна не лише компаніям-перевізникам. Будь-яка сучасна компанія, діяльність якої пов’язана з регулярною відправкою та прийомом товарів, стикається зі складнощами планування робіт, фінансового обліку та документообігу. Отже, якщо логістичний процес компанії не оптимізовано, вона зазнає серйозних збитків.

Без автоматизації логістики здебільшого виникають такі проблеми: 

• Нераціональне використання транспортних засобів. Порожній пробіг і простій транспортних засобів – найбільш поширена проблема на підприємствах із власним автопарком.
• Складнощі в комунікаціях. Відсутність автоматизованої логістичної програми призводить до перевантаження диспетчерського відділу та ускладнення взаємодії між окремими підрозділами підприємства.
• Негативний вплив людського чинника. Введення та передача даних у ручному режимі забирає час і породжує помилки. Якщо процеси не автоматизовані, компанії доводиться вдаватися до інтуїтивних рішень і ручних обчислень, здебільшого неточних. Насамперед йдеться про некоректний розрахунок необхідної кількості транспортних засобів, недовантаж, неправильний розподіл заявок тощо. 

Все це неминуче призводить до зниження продуктивності, уповільнення обороту капіталу та зниження обсягів продажу. Єдиним виходом у цій ситуації є автоматизація транспортної логістики. Грамотне впровадження спеціалізованих продуктів допоможе вирішити всі ці проблеми та ефективно працювати в рамках логістичних схем будь-якої складності.

Автоматизація логістичних процесів має чимало незаперечних переваг, зокрема:

• Покращення комунікації між різними службами та підрозділами підприємства. Особливо це помітно в компаніях із великим штатом співробітників і розгалуженою організаційною структурою. Автоматизація транспортної логістики спрощує ведення взаєморозрахунків з клієнтами та підрядниками.
• Раціональна організація транспортування вантажів. Впровадження програми для логістики дає змогу автоматизувати планування ланцюжка перевезення вантажів, складання маршрутів, планування ресурсів для транспортування товарів, вибір виконавців для виконання замовлень.
• Контроль. Впровадження спеціалізованих систем керування транспортною логістикою допомагає вести контроль за транспортуванням вантажів, зокрема віддалене стеження за транспортними засобами за допомогою датчиків і можливість отримання в автоматичному режимі даних про фактичне знаходження транспортних засобів, розрахунок планової та фактичної вартості перевезення для клієнта.
• Економія часу та коштів. Автоматизація управління транспортною логістикою допомагає скоротити час на обробку заявок на перевезення, формування товаросупровідної та дорожньої документації, зменшити витрати на персонал, скоротити питому вартість перевезення одиниці вантажу.

Автоматизація логістичних процесів – це обов’язкова умова успішного функціонування виробничих, торгових та експедиторських компаній, які спеціалізуються на доставці сировини, переміщенні різних вантажів, постачанні готової продукції на склад підприємства, в торгову точку або безпосередньо кінцевому споживачеві.

Умовна класифікація наявних систем автоматизації логістичних процесів включає такі види продуктів:

• Системи керування транспортом. Це основа автоматизації логістики. Вони обробляють такі процеси, як планування вантажоперевезень, підбір оптимального маршруту та перевізника, управління рахунками за перевезення. Системи керування транспортом полегшують планування завдяки автоматизації відправки товарів. Це допомагає знизити вартість перевезення залежно від ваги чи відстані. Автоматизація процесів у бек-офісі дає змогу переконатися в тому, що кожне відправлення належним чином документоване та відповідає галузевим вимогам.
• Програми для управління автопарком. Придорожні та бортові датчики допомагають відстежувати автопарк у режимі реального часу та створюють нові можливості для автоматизації процесів. ПЗ для керування автопарком створено для підвищення ефективності використання автопарку шляхом автоматизації основних процесів, зокрема відстеження розташування транспорту, планування технічного обслуговування, керування водіями та планування маршрутів.
• Програми для управління доставкою. Впровадження такого програмного продукту сприяє покращенню координації транспорту, автоматизації обробки замовлень і заявок. Автоматизація доставок підвищує якість обслуговування клієнтів та ефективність логістики.
• Програми для моніторингу ланцюжка поставок. Це ефективний інструмент відстеження всього логістичного циклу - від сировини/компонентів до формування замовлення, розподілу, транспортування та доставки клієнту. Програми для моніторингу постачання використовуються для вирішення складних завдань в управлінні ланцюгами постачання, забезпечуючи стратегічну співпрацю між внутрішніми процесами та зовнішніми партнерами.

Програмне забезпечення управління логістикою грає дедалі більшу роль в усіх галузях і сферах. Завдяки йому можна легко та точно керувати постачаннями та відстежувати вантажі, підвищуючи якість клієнтського обслуговування.

Для досягнення максимальних результатів потрібно автоматизувати такі процеси: 

• Реєстрація та формування замовлень.
• Керування мультимодальними перевезеннями.
• Взаємодія із залученими перевізниками.
• Оптимізація розподілу замовлень і побудова маршрутів.
• Складський облік вантажів.
• Облік доходів і витрат перевезення.
• Облік прейскурантів і тарифів.
• Розрахунок вартості транспортних послуг.
• Облік власного автопарку.
• Облік ПММ, дорожніх листів.
• Облік ремонтів та обслуговування.
• Формування табеля обліку робочого часу водіїв.
• Підготовка аналітичної звітності. 
• Контроль розташування та пробігу ТЗ.
• Контроль відхилень від маршрутів, фіксування заправок і зливів.

Впровадження автоматизованої системи управління транспортною логістикою допоможе оптимізувати переміщення вантажу від місця зберігання до місця призначення надійно, ефективно та економічно вигідно. Автоматизація логістичних процесів дає змогу відмовитися від ручної обробки рутинних завдань та ефективно управляти процесами, знижуючи негативний вплив людського чинника.

Вибираючи систему автоматизації логістичних процесів, варто звернути увагу на такі критерії:

• Достатність, але не надмірність функціонала.
• Відповідність функціонала специфіці бізнесу.
• Можливість налаштування, розвитку та розширення функціонала.
• Підтримка обміну даними з іншим програмним забезпеченням, що використовується.
• Підтримка обміну даними з керуючою компанією (холдингом) або роботи в розподіленому режимі.
• Можливість вибору форми застосування (власними силами, за участю програмістів виробника (дистриб'ютора), проектне використання).
• Прийнятні технічні вимоги до обладнання (сервери, робочі станції, канали зв'язку).
• Наявність технічної та методичної підтримки виробника (дистриб'ютора).
• Можливість централізованого навчання персоналу.
• Можливість гнучкого ціноутворення (дотримання бюджетних і вартісних обмежень).

Отже, перед початком проектування системи автоматизації логістичних процесів необхідно якомога докладніше сформулювати, яким вимогам вона має задовольняти та які завдання вирішувати.

Процес впровадження системи автоматизації логістики складається з таких етапів:

1. Розробка докладної схеми процесів, пов'язаних із перевезенням та обліком транспорту.
2. Формування вимог до ІТ-інфраструктури (серверів, робочих станцій тощо) та обладнання (датчики моніторингу, планшети та термінали для водіїв).
3. Налаштування системи під узгоджені на попередньому етапі бізнес-процеси, закупівля обладнання, розробка інтеграції з наявною обліковою системою та підготовка робочих інструкцій для персоналу.
4. Підготовка до запуску, монтаж обладнання, введення початкових даних до системи автоматизації.
5. Навчання персоналу та фінальне тестування всіх компонентів.
6. Запуск в експлуатацію та початковий супровід.

Деякі з цих етапів можуть реалізовуватися паралельно.

Незважаючи на те, що оптимізація ресурсів і збільшення доходів часто є основною метою впровадження системи автоматизації логістичних процесів, є багато інших переваг, зокрема:

• Зниження витрат. Автоматизація логістики дає змогу знизити операційні витрати, оптимізуючи рішення кожної стадії процесу - від ефективної маршрутизації кур'єрів до вибору найбільш економічного перевізника.
• Підвищення продуктивності та експлуатаційних характеристик. Автоматизація рутинних процесів за допомогою ПЗ для логістики дає змогу компаніям максимально підвищити ефективність співробітників і звільнити час для більш складних і важливих завдань.
• Зниження кількості людських помилок. Автоматизація логістики мінімізує людські помилки, які відбуваються під час виконання рутинних і термінових завдань.
• Підвищення якості обслуговування клієнтів. Автоматизація постачання забезпечує найбільшу прозорість виконання замовлень, що підвищує якість клієнтського обслуговування.
• Чіткий, централізований потік даних та їх аналіз. Коли ринкові умови нестабільні, оперативний доступ до даних необхідний компаніям для підтримки конкурентоспроможності. Доступ до даних у реальному часі дає змогу покращити планування та швидко реагувати на збої, підвищуючи стійкість до непередбачуваних обставин.
• Масштабованість і швидкість. Онлайн-торгівля здійснила революцію в логістиці та транспорті, прискоривши переміщення товарів настільки, що стала можливою доставка щодня.

Оскільки очікування клієнтів зростають мало не щодня, компаніям потрібно впроваджувати автоматизацію логістики, щоб обходитися без ручної обробки процесів, яка завжди пов'язана з помилками та затримками.

Незважаючи на численні переваги автоматизації логістики, деякі компанії стикаються з перешкодами на шляху до позитивних змін, наприклад:

• Відсутність цифрової стратегії. Справжня цифрова трансформація - це більш ніж просто автоматизація кількох бізнес-процесів. Зосередження уваги на одному аспекті та ігнорування інших загрожує втратою часу, грошей і можливостей для дійсно корисних змін.
• Складність ланцюжка постачання. Цей аспект залишається серйозною проблемою для керівників логістичних компаній у всьому світі, особливо коли йдеться про автоматизацію. Понад 40% керівників стверджують, що їм важко інтегрувати нові функції з усім ланцюгом постачання - від виробництва до доставки продукції споживачеві. З одного боку, автоматизація - найефективніший спосіб управління складним ланцюгом поставок, але водночас впровадження нової технології, навіть ефективної та правильної, може спричинити ще більші труднощі та стрес. 
• Тривала окупність інвестицій. Просунута автоматизація логістики та транспорту часто вимагає великих бюджетів на підтримку, обслуговування та модернізацію. Після впровадження нового рішення знадобиться час, щоб побачити окупність інвестицій. 

Приклади впровадження систем автоматизації логістичних процесів

Впровадження системи автоматизації логістичних процесів допомагає досягти реального зростання прибутку. Для того щоб впевнитися в цьому, розглянемо приклад.

Компанія «Х» - відомий постачальник на оптовому ринку зоотоварів. Відмінна риса компанії - широкий асортимент і впровадження інноваційних розробок у галузі товарів для домашніх тварин.

Компанія «Х» має власний штат водіїв-експедиторів для здійснення доставки продукції клієнтам, які перебувають у Києві та Київській області. Доставка до інших регіонів здійснюється за допомогою сторонніх логістичних сервісів.

Спочатку розподілом замовлень і побудовою маршрутів займалися самі водії власноруч. З розвитком бізнесу обороти компанії зростали: розширилася клієнтська база, збільшилася кількість продажів і щоденне число доставок.

Плануванням маршрутів став займатися логіст, який переніс ведення обліку всіх заявок у таблиці Excel. Згодом стало очевидно, що управління доставками через таблиці не здатне враховувати ряд важливих чинників для ефективного контролю логістичних процесів. Це призвело до появи багатьох проблем. 

Через зростання кількості замовлень логіст почав не встигати складати оптимальні маршрути для кожного водія, тому виконавці часто спізнювалися або не встигали відвантажувати замовлення в призначений день. Через великий обсяг роботи та введення даних власноруч логіст припускався численних помилок. Запізнення кур'єрів призвели до зниження лояльності клієнтів і погіршення іміджу компанії.

Після впровадження системи автоматизації логістичних процесів ситуація докорінно змінилася. Час, який логіст щодня витрачав на вирішення рутинних завдань, скоротився в рази завдяки автоматизації побудови, планування та контролю за виконанням маршрутів. Тепер логіст має інструменти не тільки для оптимізації маршрутів з урахуванням специфіки діяльності компанії, але й для розрахунку вартості доставок, що підвищує ефективність витрати трудових, фінансових і виробничих ресурсів бізнесу.

Отже, швидкий розвиток і поширення нових технологій передбачає необхідність у новому та якісному програмному забезпеченні. Сьогоднішні реалії розвитку IT-індустрії свідчать про можливість адаптації будь-якої програми до бізнес-процесів конкретної компанії. Тому дуже важливим є вибір команди, яка зможе реалізувати ідеї клієнтів на практиці. Досвідчені фахівці компанії ERP Solutions постійно покращують програмні продукти з огляду на запити клієнтів. Отже, автоматизація логістичних процесів за допомогою досвідчених IT-фахівців допоможе логістичному підприємству бути конкурентоспроможним і надавати якісні послуги.