Автоматизація документообігу

Робота кожної сучасної компанії пов'язана з великими обсягами документів: договорів, угод, листів, рахунків-фактур, актів. Для оперативного узгодження, надійного зберігання, контролю та підписання всіх цих документів організації впроваджують автоматизований документообіг.

Автоматизація діловодства вирішує безліч завдань. Її впровадження необхідне, коли:

• Документи постійно губляться.
• Накопичується величезна кількість документів, призначення та джерело яких не зрозумілі.
• Часто порушується конфіденційність – інформація потрапляє до чужих рук.
• Витрачається багато часу на пошук необхідного документа та формування комплекту.
• Створюється кілька копій одного й того самого документа – на папір та копіювання витрачається чимало коштів.
• Витрачається багато часу на роздруківку документа, збір підписів, підготовку до відправки контрагенту, розподіл вхідних документів, сканування, занесення в облікову систему, архівування документів.
• Спостерігається неструктуроване зберігання даних, що ускладнює пошук і призводить до дублювання чи втрати документів.
• Підготовка та узгодження документів забирають багато часу.

Організація електронного документообігу на підприємстві допомагає вирішити всі ці проблеми. Крім того, вона забезпечує:

• Злагоджену та максимально ефективну взаємодію всіх структурних підрозділів фірми, що особливо актуально для корпорацій, які мають велику кількість територіально рознесених філій, зокрема в інших країнах.
• Підвищення продуктивності праці персоналу завдяки спрощенню процесів узгодження та передачі договорів, актів, рахунків. Впровадження електронного документообігу дає змогу суттєво розвантажити співробітників, адже створювати та редагувати файли стане набагато легше та швидше. 
• Підвищення рівня захисту конфіденційної інформації завдяки широким можливостям налаштування та розмежування прав доступу до неї. Співробітники, які не мають права доступу до такої інформації, не зможуть відкрити, скопіювати або передати важливі для вас дані. Крім того, завдяки програмам електронного документообігу ви зможете безпечно передавати дані зашифрованими каналами телекомунікаційного зв'язку.
• Скорочення кількості рутинних операцій. Правильна організація документообігу на підприємстві сприяє мінімізації обсягу ручної праці. У співробітників з’явиться багато вільного часу, який можна спрямувати на виконання більш серйозних і відповідальних завдань.
• Економію коштів. Впровадження програм електронного документообігу позбавляє від типових витрат паперового діловодства. З системою електронного документообігу вам не потрібно буде роздруковувати, надсилати паперові документи, вручну вводити дані до облікової програми. Зрештою знижуються фінансові витрати на папір, друк і поштову відправку документів. Зникає потреба в приміщенні для зберігання архіву паперової документації.
• Створення єдиного масиву електронних файлів. Завдяки впровадженню електронного документообігу всі акти, угоди, контракти, довідки, які може створити, отримати або передати фірма, будуть зберігатися в одному місці. Ви зможете швидко знаходити необхідну внутрішню інформацію, ефективно управляти наявним контентом, вводити та змінювати дані, поступово оцифровувати паперові носії. Створення єдиної бази електронних документів виключає їхнє дублювання, а пошук потрібних файлів займе мінімум часу.

Впровадження автоматизованої системи документообігу допомагає суттєво спростити бізнес-процеси. Такі системи підвищують продуктивність роботи, оскільки допомагають отримувати та відправляти документи онлайн, узгоджувати та оперативно підписувати документи з контрагентами, надійно зберігати файли в електронному архіві, фіксувати історію дій і контролювати етапи виконання.

Правильна автоматизація документообігу для підприємства допомагає на всіх рівнях упорядкувати, налагодити управління потоками вхідних і вихідних документів. При виборі системи електронного документообігу необхідно враховувати робочий функціонал системи, а також список завдань, які вона має виконати. Умовна класифікація наявних систем автоматизації документообігу включає 4 види продукту:

• Системи діловодства. Ідеальний варіант для тих організацій, які працюють за чітко стандартизованими правилами та мають вертикальну структуру управління. Це універсальний тип програмного забезпечення, який допомагає перевести в цифровий формат документи будь-яких компаній, незалежно від виду їхньої господарської діяльності, масштабності, оборотів бізнесу. Системи діловодства допомагають впорядкувати роботу з вхідними/вихідними/внутрішніми файлами, максимально швидко обслуговувати клієнтів, оптимізувати переміщення актів, довідок, наказів у межах одного структурного підрозділу та між філіями.
• Електронні архіви. Програмне забезпечення, призначене для роботи з великими обсягами електронної інформації. Здебільшого вони укомплектовані опціями швидкого пошуку файлів з розмежуванням рівнів допуску та прав доступу. Електронні архіви актуальні в тих випадках, коли потрібно структурувати наявну інформацію, каталогізувати її за типом (текст, графіка, відео, аудіо), об’ємом, ступенем важливості, термінами створення та зміни або за якимись іншими параметрами. Вони дають змогу швидко знаходити необхідну внутрішню інформацію. В сучасних IT-рішеннях електронні архіви зазвичай включені до складу автоматизованих систем документообігу.
• Workflow-системи. Софт, який допомагає оптимізувати не тільки окремі функції (наприклад, редагування акта або візування наказу підписом), а цілі процеси. Зрештою навіть людина, яка вперше запускає програму, інтуїтивно розуміє, як відкрити файл, внести до нього зміни, надіслати на перевірку. Припуститися помилок при заповненні документа практично неможливо, адже неправильно складена форма просто не піде далі. Випадково зірвати дедлайни також неможливо, бо передбачені нагадування. Є всі інструменти для гнучкого та ефективного контролю. Workflow-системи актуальні для компаній з масовим обміном документами та великою кількістю рутинних завдань. 
• ECM-системи. Максимально гнучкі системи, які допомагають працювати як зі структурованим, так і з некаталогізованим контентом, налаштовувати права доступу, збирати, редагувати, перенаправляти та зберігати файли, тобто роблять все те саме, що й рішення з уже розглянутих категорій, але вони мають значно ширший функціонал. ECM-системи дають змогу керувати взаємодією користувачів, розмежовувати права доступу, налаштовувати додаткові опції. Технології ECM допомагають підвищувати ефективність роботи персоналу, раціонально розподіляти навантаження між працівниками.

Вибір програми для електронного документообігу залежить від масштабів і напрямку діяльності компанії, штатної чисельності працівників тощо.

На сучасному ринку представлені комплексні рішення, в яких поєднуються функції софту різних типів. Наприклад, програмний продукт BAS Документообіг дає змогу повністю автоматизувати управління електронним документообігом, налаштувати бізнес-процеси з урахуванням специфіки діяльності конкретного підприємства та завдань, які стоять перед ним.

Впровадження системи автоматизації документообігу допомагає прискорити обробку великих обсягів інформації, пришвидшити поширення документів всередині підприємства та мінімізувати кількість помилок. 

Для досягнення максимальних результатів потрібно автоматизувати такі процеси: 

• Створення документів. Найбільш зручний і швидкий спосіб створення документів – формування за шаблонами. Наприклад, під час створення договору з клієнтом не потрібно щоразу редагувати текст документа. Менеджери просто заносять потрібні реквізити, й система автоматично формує договір. Інформація для документа може підтягуватися з довідника контрагентів зовнішньої або вбудованої CRM-системи. 
• Рух документів. Автоматизація документообігу передбачає створення окремих маршрутів узгодження для кожного типу документа. Це дуже важливо, особливо якщо один і той же документ проходить через декілька підрозділів компанії.
• Зберігання документів, відображення, пошук. Впровадження системи автоматизації діловодства забезпечує швидкий пошук документа в архіві на запит користувача.
• Забезпечення безпеки. Автоматизація документообігу дає змогу налаштовувати різні рівні прав доступу до перегляду та редагування документів: кому і коли видати права, які дії документа зможе виконати користувач, коли права доступу слід закрити, вирішує власник документу. Це допомагає вберегти важливі файли від крадіжки, знищення, несанкціонованого доступу та копіювання.
• Контроль виконання завдань з документів. Автоматизація документообігу дає змогу відслідковувати дії працівників у рамках руху документа.
• Імпорт та експорт документів до інших систем. Завдяки фільтрам можна відстежувати, які документи, коли, ким і куди були відправлені, які документи отримані тощо. 

Після закінчення нормативних термінів зберігання документів вони можуть бути знищені.

IT-розробники пропонують різні рішення для автоматизації документообігу підприємств. Для обґрунтованого вибору програмного забезпечення важливо звернути увагу на такі критерії:

• Технічні можливості системи, зокрема допустима кількість документів і користувачів, доступний обсяг зберігання даних, можливість інтеграції з обліковою системою.
• Додатковий функціонал, наприклад, маршрути узгодження, шаблони, масові дії над документами, обмеження доступу.
• Можливість масштабування. Це особливо актуально для бізнесу, який активно розвивається.
• Рівень технічної підтримки та безпека сервісу, зокрема швидкість відновлення доступу під час збою та резервне копіювання файлів.
• Зручність користування, включаючи інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і логічно побудоване меню.
• Вартість рішення, а також технічної підтримки, впровадження та налаштування системи, обладнання, оновлень.

Якщо в штаті вашої компанії немає фахівців, здатних самостійно визначити клас програмного продукту, радимо звернутися по допомогу до спеціалістів компанії ERP Solutions. Ми допоможемо вам налаштувати систему електронного документообігу та отримати численні переваги в умовах жорсткої конкуренції. 

Процес впровадження системи автоматизації документообігу на підприємстві складається з таких етапів:

1. Дослідження організаційної структури підприємства, виявлення основних бізнес-процесів, потоків робіт і формальний опис схеми руху документів.
2. Складання номенклатури документів, формування довідників і класифікаторів, складання інструкцій.
3. Адаптація автоматизованої системи документообігу з урахуванням інформації, отриманої на етапі обстеження.
4. Встановлення програмного забезпечення та його тестовий запуск.
5. Остаточне налаштування електронного документообігу для підприємства з урахуванням недоліків, виявлених під час тестового запуску.
6. Навчання персоналу організації.

Деякі з цих етапів можуть реалізовуватися паралельно. Особливу увагу слід звернути на навчання персоналу – не варто економити на цьому етапі, бо в разі непідготовленості користувачів навіть найдосконаліша система документообігу буде малоефективною.

Системи електронного документообігу допомагають компаніям:

• Прискорити обробку великих обсягів інформації.
• Забезпечити злагоджену роботу всіх підрозділів.
• Поліпшити репутацію завдяки зниженню кількості помилок.
• Отримувати доступ до файлів з будь-якого робочого місця.
• Підвищити продуктивність праці співробітників завдяки скороченню часу на створення, обробку та пошук документів.
• Зберігати документи в захищеному електронному архіві.
• Створювати регламенти роботи, контролювати їхнє виконання.
• Налаштовувати права доступу до різних документів.
• Швидко створювати типові документи на базі шаблонів та опцій часткового автозаповнення форм.

Якщо система обрана правильно й процес впровадження пройшов успішно, співробітники можуть ефективно використовувати робочий час і виконувати значно більший обсяг робіт.

На практиці впровадження системи електронного документообігу допомагає досягти реального зростання прибутку. Для того щоб впевнитися в цьому, розглянемо такий приклад.

Компанія-виробник металочерепиці та профнастилу має 25 підрозділів у різних містах України. Для забезпечення структурованої та чіткої постановки завдань співробітникам і контролю за їхнім виконанням в організації була впроваджена автоматизована система документообігу. Зрештою всі бізнес-процеси компанії стали контрольованими, співробітники звільнилися від рутинних процесів документообігу, що підвищило продуктивність їхньої праці. На 30% скоротилося навантаження на секретаріат і кадровий відділ, швидкість документообігу збільшилася на 60%. Зростання продажів компанії склало 10%.

Отже, автоматизація управління документообігом - це невід’ємний компонент будь-якого сучасного підприємства з розгалуженою структурою. Переведення рутинних операцій у цифровий простір – ідеальна можливість підвищити конкурентоспроможність на ринку, зберегти клієнтів, покращити мікроклімат всередині компанії. 

Водночас не слід забувати, що процес автоматизації документообігу кожної компанії потребує індивідуального підходу. Якщо ви прагнете вирішити проблеми, пов’язані з автоматизацією обліку документів, взаємодією співробітників, контролем та аналізом виконавської дисципліни, звертайтеся до компанії ERP Solutions. Ми детально вивчимо ваші бізнес-процеси, складемо план дій і впровадимо електронний документообіг у максимально короткий термін.