Інтеграція програмних РРО

Минулого року до українського податкового законодавства було внесено зміни, згідно з якими всі суб’єкти бізнесу підпадають під обов'язкову фіскалізацію. Отже, кожен український підприємець має використовувати програмні реєстратори розрахункових операцій (ПРРО). Це програма, встановлена на комп'ютері, смартфоні чи планшеті, яка виконує функції фіскального апарата з реєстрації чеків безпосередньо на сайті ДПСУ. Вона здатна повністю замінити собою фізичний фіскальний реєстратор, забезпечуючи облік продажів, контроль складських запасів та аналітику з підтримкою хмарної фіскалізації.

Встановлення програмного РРО дає змогу значно зекономити кошти на придбанні та обслуговуванні дорогого фіскального реєстратора. Передача даних РРО до податкової відбувається миттєво через Інтернет.

Програмне забезпечення РРО стрімко увірвалося в життя суб'єктів господарювання. За багатьма критеріями воно зручніше й вигідніше за класичні варіанти. Це зумовлено насамперед тим, що ПРРО - не обладнання, а IT-рішення, для якого не треба організовувати окреме робоче місце. Його можна встановлювати на ПК, планшет чи смартфон.

Програмне РРО може бути інтегроване в торговельні програми, а може застосовуватися як окремий інтерфейс. Його основна функція – оперативна передача звітів на сервер ДФС. 

Після кожної успішної розрахункової операції до ДПС надходить інформація про суму, опис покупки, тип податку, збір та його розміри, найменування юрособи або ФОП, ПІБ касира.

Здебільшого в процесі використання ПРРО продавець відправляє покупцю чек, його ідентифікатор на e-mail або в месенджер. Використовуючи ідентифікатор, клієнт може переглянути чек на сайті ДФС. За наявності необхідного пристрою можна роздрукувати чек.

Інтеграція програмних РРО зумовлена глобальною фіскалізацією бізнесу, анонсованою наприкінці 2021 року. З 2022 року використання програмного РРО стало обов'язком не лише підприємств, а й ФОПів. РРО має надзвичайно широку сферу застосування. Це торгівля, заклади громадського харчування, сфера послуг тощо. Крім того, порівняно з апаратними реєстраторами, їх програмні аналоги є доступнішими й дешевшими в експлуатації.

Основні питання інтеграції програмних РРО

Вже зараз очевидно, що від використання РРО нікуди не дітися. І якщо цього не уникнути, необхідно зробити вибір між безкоштовним чи комерційним варіантом.

Безкоштовне ПРРО

Це програмне РРО для ФОП, яке можна завантажити з сервера ДФС та встановити на гаджети з ОС Андроід або Віндовс. Цей програмний комплекс допомагає здійснювати фіскалізацію операцій. Його головні переваги - бюджетність і стабільність. Однак таке ПРРО має обмежений функціонал, тому більшість важливих операцій недоступна користувачам.

Cashalot 

Встановлюється на ПК або планшет. Завдяки своїй універсальності Cashalot підходить для будь-якого бізнесу. Програмний комплекс може працювати офлайн протягом 36 годин. Отже, у разі виникнення проблем з Інтернетом або відсутності з'єднання з сервером ДФС, робота не припинятиметься. Після відновлення зв'язку всі дані будуть опрацьовані та надіслані автоматично. 

Користуючись Cashalot, ви зекономите на послугах еквайрингу. Всі чеки потрапляють на податковий сервер автоматично. 

ВебЧек

Це ПРРО, який дає змогу формувати, підписувати, реєструвати чеки та звіти на сервері ДФС. Також ВебЧек допомагає відправляти чеки та друкувати їх на принтері. Інтеграція ПРРО ВебЧек доволі проста та максимально зрозуміла. Він підтримує всі стандартні конфігурації для України.

Checkbox

Програмний РРО, який підходить для бізнесу будь-якого рівня та напрямку діяльності. Це багатофункціональний сервіс, який дає змогу значно спростити та здешевити ведення розрахункових операцій, формування звітності та моніторинг платежів. Чекбокс РРО працює без додаткового обладнання. Водночас він не тільки не поступається функціоналом стандартному РРО, а й значно перевершує його. Чекбокс підходить всім, організаційна форма не має принципіального значення. Встановлення ПРРО Чекбокс доступне як ритейлерам, так і ФОПам. 

Переваги інтеграції програмних РРО

Встановлення ПРРО має чимало незаперечних переваг, зокрема:

• Відсутність прив'язки до якоїсь однієї сфери діяльності.
• Необмежений термін експлуатації.
• Програмне РРО не потребує професійного супроводу.
• Проста та зрозуміла реєстрація.
• Мобільність та адаптивність.
• Автоматизація бізнес-процесів.
• Мінімізація помилок і зниження ризиків.
• Зменшення витрат на обслуговування та зберігання даних.

Якщо ви прагнете забезпечити швидке та якісне ведення касових операцій, моніторинг товарообігу, а також розрахунків зі споживачами, звертайтеся до компанії ERP Solutions. Ми візьмемо на себе налаштування та інтеграцію ПРРО. З нашою допомогою ви зможете успішно фіксувати кожну операцію. Після налаштування ПРРО сервер фіскальної служби автоматично отримуватиме від вас всю необхідну інформацію.

Практичні аспекти інтеграції програмних РРО

Впровадження та налагодження інтеграції програмних РРО - це складний багатокомпонентний процес, який потребує детального вивчення. 

Який би сервіс ви не вибрали, для початку потрібно підготувати форми 20-ОПП, 5-ПРРО та 1-ПРРО. Для того щоб підписати та надіслати ці документи, потрібно отримати електронно-цифровий підпис. 

Розглянемо налаштування ПРРО на прикладі Checkbox:

1. Переконайтеся в тому, що у вас є ЕЦП.
2. Зареєструйтеся на сайті Checkbox, використовуючи ЕЦП. 
3. Заповніть інформацію стосовно торгової точки (назву, юридичну адресу, тип) та підпишіть її цифровим підписом.
4. Додайте касу: вкажіть її номер, тип ПРРО. 
5. Вкажіть відомості про касира.
6. Додайте товари. Якщо вони мають штрихкоди, їх можна просканувати й за лічені хвилини заповнити всі поля.

ПРРО видають лише е-чеки. На вимогу клієнта касир має надати роздрукований чек. Для цього необхідно встановити пристрій, який їх надрукує.

Встановлення та налаштування ПРРО допомагає повністю автоматизувати подання звітності до ДПСУ стосовно всіх розрахункових операцій. Ви зможете формувати чеки та реєструвати їх у ДПС, видавати чеки у разі відсутності інтернет-з’єднання, приймати оплату за допомогою QR-коду тощо. Отже, ваш смартфон, ноутбук або планшет перетвориться на справжній касовий апарат.

Що потрібно для налаштування ПРРО?

Програмне РРО для ФОП можна налаштувати на будь-якому пристрої з ОС Android або Windows. Це можуть бути ПК, ноутбук, смартфон або планшет.

Які існують способи отримання електронного чеку за допомогою ПРРО?

Отримати електронний чек за допомогою ПРРО можна трьома способами:

• Шляхом відправки на e-mail або в месенджер.
• В роздрукованій формі.
• Шляхом зчитування QR-коду через екран пристрою, на якому встановлено ПРРО.

Яким чином підтверджується передача відомостей від ПРРО на сервер ДФС?

З сервера ДФС надсилаються квитанції про отримання та опрацювання звітів, збої в роботі ПРРО, відкриття/закриття змін тощо.

Які АРІ сервера ДФС застосовуються?

• АРІ Єдиного вікна подання електронної звітності.
• АРІ електронного кабінету.

Як перевіряється чек, сформований ПРРО?

Перевірка чеків, сформованих програмним РРО, здійснюється в електронному кабінеті ДПСУ. Для цього потрібно вказати номер чека, номер РРО, дату (для традиційних РРО час) та суму.

В яких ситуаціях необхідно видавати чек під час інтернет-торгівлі?

Якщо клієнт оплатив товар банківською карткою на сайті магазину, чек формується в момент оплати й відразу надсилається на його e-mail.

Якщо товар оплачується при отриманні, чек сформується тільки після сповіщення від поштової служби про оплату замовлення клієнтом.

Яким чином відбувається перехід від апаратного до програмного РРО? 

Кожен суб’єкт підприємництва на свій розсуд обирає вид РРО. Якщо ви хочете встановити програмне забезпечення РРО замість апаратного, обов’язково скасуйте реєстрацію останнього.

Як відбувається реєстрація касира для ПРРО?

Для того щоб отримати доступ до програми ПРРО, кожен з ваших касирів повинен мати ЕЦП. Після цього потрібно відправити Повідомлення про надання відомостей стосовно кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.

Як взаємодіють ПРРО, ГО та касири?

Мобільне РРО реєструється на окремого підприємця, реквізити якого вказуються в чеку. Касир надсилає інформацію про відкриття/закриття зміни, z-звіт. Кожен із цих документів підписується його ЕЦП.

Які типи е-підписів необхідні для повноцінного функціонування програмного РРО?

Для відкриття, закриття зміни чи надсилання чеків на фіскалізацію використовується підпис касира або печатка каси. 

Чи повинна ФОП, яка має ЕЦП, генерувати електронну печатку?

Якщо ФОП має ЕЦП, генерувати електронну печатку варто тільки у разі використання комплексів самообслуговування.

Чи обмежується кількість печаток, що може отримати підприємець, який має декілька ПРРО?

Наразі законом не обмежена кількість електронних печаток для підприємців, які мають декілька ПРРО.

Як отримати ЕЦП для того, щоб почати працювати з ПРРО?

Для цього потрібно звернутися до центру сертифікації.

Як функціонує ПРРО в режимі офлайн?

В ситуаціях, коли зв’язок між мобільним РРО та сервером ДПС відсутній, чеки формуються в режимі офлайн. Варто зазначити, що функціонування в такому режимі не може тривати більш ніж 36 годин поспіль та не більше 168 годин протягом одного календарного місяця. 

Яким чином задається діапазон фіскальних номерів для ПРРО?

Реєструючи ПРРО, суб’єкт господарювання автоматично отримує 2000 номерів. В деяких випадках їхня кількість може бути більшою. Для цього необхідно проставити відмітку в заяві, яка заповнюється під час реєстрації. Підприємець за власним бажанням може не отримувати діапазон номерів і не працювати в режимі офлайн. Це обов’язково вказується в реєстраційній заяві.

Як правильно вирахувати час роботи в офлайн-режимі?

Час, протягом якого ПРРО працює в режимі офлайн, визначається шляхом додавання періодів від дати та часу повідомлення про початок режиму до дати й часу повідомлення про його завершення та навпаки.

Яким чином контролюється перехід з режиму офлайн в онлайн?

В момент відновлення зв’язку ПРРО автоматично переводиться з режиму офлайн в режим онлайн-обміну з фіскальним сервером.

Чи можна перевірити чек, виданий ПРРО, в режимі офлайн?

Так, на самому чеку буде наявна позначка про проведення розрахункової операції в режимі офлайн.

Чи накладається електронна відмітка часу на розрахункові документи, створені ПРРО в режимі офлайн?

У разі відсутності зв’язку між ПРРО та фіскальним сервером, але наявності Інтернет-підключення, електронна відмітка часу накладається на електронний чек відповідним АЦСК, який видав КЕП.

Чи потрібно вести КОРО при використанні ПРРО?

На час відсутності електропостачання або виходу з ладу касового апарата передбачене використання КОРО (книги обліку розрахункових операцій). Якщо світло та Інтернет є, а зв’язок між програмним РРО та фіскальним сервером ДПС відсутній, проведення розрахункових операцій здійснюється в режимі офлайн. 

Чи потрібно друкувати та зберігати Z-звіти?

Z-звіт формується ПРРО щоденно. Він  підлягає обов’язковій реєстрації на фіскальному сервері ДПС. Після його передачі до фіскального сервера й отримання відповідного підтвердження його зберігання відбувається в зручний для підприємця спосіб. Z-звіти необхідно зберігати в паперовій або електронній формі не менш ніж 1095 днів.

Чи потрібно роздруковувати Z-звіт, якщо протягом дня розрахункові операції не проводились, але були здійснені через ПРРО операції «службове внесення» та «службова видача»?

Згідно Закону № 265 операції «службове внесення» та «службова видача» не є розрахунковими. Тому друкування (створення) Z-звіту в кінці робочого дня не є обов’язковим.

Чи потрібен чекодрук під час використання програмного РРО?

Відповідно до вимог чинного законодавства друк чека не є обов’язковим. Він може бути як у паперовій, електронній формі, так і у вигляді QR-коду. Якщо продавець придбає принтер для друку, чек можна буде надрукувати.

Чи можна підключити портативний принтер чеків до ПРРО?

Так, портативний принтер чеків можна підключити так само, як і звичайний принтер.

Чи можна підключити сканер штрихкодів до ПРРО?

Так, сканер штрихкодів можна підключити до ПРРО. Це може бути провідна або безпровідна модель.

Чи передбачена відповідальність за неподання або подання Z-звіту із затримкою?

Так, за неподання або подання Z-звіту із затримкою передбачений адміністративний штраф.

З ким укладається договір з ЦСО при використанні ПРРО?

Для програмних РРО такий договір не укладається.

Який термін дії ПРРО?

ПРРО має необмежений термін дії та триває до дати скасування його реєстрації. Скасування реєстрації ПРРО відбувається через подання заяви встановленої форми. 

Як потрібно діяти у разі втрати пристрою, на якому встановлено ПРРО?

У цьому разі потрібно подати у ДПС повідомлення за формою «Ф.№2-ПРРО» із позначкою “крадіжка пристрою” або “компрометація ключа”.

Як визначити тип ПРРО для заповнення форми № 1-ПРРО?

Під час заповнення пункту 4 форми № 1-ПРРО можна вибрати один із таких типів ПРРО: стаціонарний (встановлений на конкретну господарську одиницю), пересувний (зареєстрований на конкретну господарську одиницю, але може використовуватись по всій території України), інтернет-торгівля (ПРРО встановлений на конкретну господарську одиницю й використовується за адресою, зазначеною в реєстраційній заяві), каса самообслуговування (застосування цього виду ПРРО не передбачає залучення касира). 

Чи вказується код УКТ ЗЕД у чеках?

Код УКТ ЗЕД обов’язково вказується в чеку лише у разі продажу підакцизних товарів.

Чи потрібно подавати форму 20-ОПП, якщо підприємець зареєстрований за однією адресою, а ПРРО використовується за іншою?

Відсутність зареєстрованої ГО на обліку ДПС або подання неповних чи помилкових відомостей може спричинити відмову в реєстрації ПРРО.

Чи можна видати фіскальний чек, а провести його нефіскальним?

Це неможливо зробити, оскільки фіскальний чек має бути зареєстрований через фіскальний режим РРО або на фіскальному сервері через ПРРО.